8 narzędzi do planowania contentu

Jak wiadomo – dobra organizacja to połowa sukcesu, co bez wątpienia potwierdza się także w przypadku regularnego publikowania treści w Internecie. Tylko ten, kto dostarcza swoim czytelnikom i Google na bieżąco treści wysokiej jakości, ma gwarancję, że jego wysiłki w ramach content marketingu przyniosą pożądane efekty.

Pomocny w długoterminowym planowaniu zawartości stron internetowych i mediów społecznościowych oraz nadzorowaniu przebiegu ich realizacji może okazać się plan wydawniczy bądź harmonogram publikacji. Plan taki jest niezbędny przede wszystkim wtedy, gdy w danej firmie w publikację treści zaangażowanych jest kilka osób. Może jednak okazać się także przydatny w przypadku jednoosobowego planowania i zarządzania contentem, gdyż jest on swego rodzaju dokumentacją i potwierdzeniem systematycznego publikowania treści. 

Skrupulatnie prowadzony harmonogram publikacji jest niewątpliwie skuteczną strategią content marketingu, na podstawie której mamy dostęp do informacji na temat rodzaju, daty i metody przekazu konkretnego contentu, a także jego autora. Dlatego ważne jest, by był on regularnie prowadzony i na bieżąco aktualizowany, bo tylko wtedy spełnia wyznaczone mu zadanie.

Prowadzenie planu wydawniczego, który w zależności od firmy, może przyjmować różne formy, należy do naczelnych obowiązków menadżera content marketingu. Jednak niezależnie od formy i wyglądu, ważne jest, by był on dopasowany do indywidualnych potrzeb danej firmy. 

W myśl powyższego dobry plan wydawniczy powinien obejmować następujące zagadnienia:

– planowana data publikacji,
– temat tekstu,
– rodzaj contentu (np. artykuł naukowy, wywiad, infografika, film wideo itp.),
– autor,
– przewidywana droga przekazu contentu (np. blog, Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, wpisy gościnne na blogach).

Szablony harmonogramów wydawniczych

W omawianym kontekście nasuwa się zapewne pytanie, jak robi się właściwie taki plan wydawniczy? Niektóre firmy wykorzystują do tego celu prosty arkusz kalkulacyjny Excel. Przykładowo arkusz kalkulacyjny w Google Drive (ang. spreadsheet), ma tę zaletę, że kilka osób może pracować na nim w tym samym czasie. Alternatywą do korzystania z niestandardowych rozwiązań w programie Excel, Word lub SharePoint jest szeroka oferta wzorcowych planów wydawniczych (szablonów), które można dostosować do wymagań własnej firmy.

Oto przykładowe narzędzia usprawniające planowanie contentu:

1. Social Media Content Calendar od Sinnwert-Marketing (w jęz. niem.)

Ten kalendarz wydawniczy jest bardzo przejrzysty i zawiera wszystkie niezbędne elementy do regularnej publikacji wpisów na blogach i postów na forach społecznościowych. Obok daty publikacji, tematu, zakresu odpowiedzialności i różnych metod przekazu w mediach społecznościowych, ma także specjalną rubrykę na słowa kluczowe. Ponadto może być wpisany termin oddania tekstu (czyli tzw. deadline) oraz status poszczególnych treści. Szczególnie praktyczne jest zestawienie aktywności na mediach społecznościowych: wykres słupkowy przedstawia miesięczny rozkład postów na każdej z platform.

2. Plan wydawniczy Social-Media od Onlinemarketing-Praxis (w jęz. niem.)

Ten szablon składa się z kilku arkuszy. Oprócz harmonogramu publikacji treści, zawiera pamięć z propozycjami tematów do artykułów. Kalendarz ten ma prosty, przejrzysty układ i dysponuje miejscem na posty do odpowiednich mediów społecznościowych oraz notatki dotyczące pozycjonowania contentu (tzw. seeding). Z kolei rubryka ´´ocena´´ zawiera miesięczne zestawienie tematów publikacji i ich rozkład na poszczególne kanały społecznościowe.

3. Szablon planu wydawniczego Instytutu Content Marketingu (w jęz. niem.)

Ten szablon harmonogramu bazujący na Excelu jest raczej skromny i niezbyt dopracowany, ale doskonale nadaje się dla początkujących. Zawiera on rubryki na planowane wpisy blogowe, temat, autora, tzw. ´´call to action´´ (dosłownie wezwanie do akcji), słowa kluczowe oraz nieco miejsca na pomysły na artykuły czy notatki.

4. Plan wydawniczy content marketingu od coseed.de (w jęz.niem.)

Niniejszy plan charakteryzuje się obszerną, kompleksową strukturą i zawiera zestawienie planowanych zleceń, zakresu odpowiedzialności, statusu poszczególnych zadań redakcyjnych oraz różnych kanałów społecznościowych, a przykładowe kampanie zachęcają do własnej inwencji twórczej.

5. Content Kalender od Postcron (w jęz. ang.)

Ten kalendarz wydawniczy, bazujący na Google Docs, odznacza się prostym, ale funkcjonalnym układem. Dzięki rubrykom, takim jak: autor, temat, grupa docelowa, słowa kluczowe, środki przekazu oraz wyniki/wnioski jest on doskonałym bodźcem do stworzenia własnego content-planu.

Plan wydawniczy do WordPressa

Dla tych, którzy zarządzają swoim blogiem za pomocą WordPressa, istnieje kilka wtyczek dla planów wydawniczych, które można łatwo zintegrować z dowolnym systemem zarządzania contentem i w ten sposób usprawnić wewnętrzne planowanie treści na bloga. Poniżej trzy godne uwagi wtyczki (plugins):

1. Editorial Calendar Plugin for WordPress (w jęz.ang.) 

Ta darmowa wtyczka pozwala zachować kontrolę nad publikacją poszczególnych postów blogowych. Dzięki funkcji drag&drop można bez problemu przenosić posty i edytować je bezpośrednio w kalendarzu. W zależności od ich statusu, posty dzielone są na dwie kategorie: planowe do publikacji i opublikowane, a te bez określonej daty publikacji zapisywane są w folderze roboczym ´´Unscheduled Drafts´´. Ten prosty i przejrzysty kalendarz jest idealny dla początkujących oraz blogów jednego autora.

2. Edit Flow (w jęz.ang.)

To darmowa wtyczka do WordPress używana również do tworzenia i zarządzania planem wydawniczym. Posiada ona prosty interfejs i może być obsługiwana intuicyjnie za pomocą tzw. metody ”przeciągnij i upuść” (drag&drop). Ze względu na funkcję komentarza Edit Flow jest odpowiednia także dla blogów z wieloma autorami, a możliwość synchronizacji z iCal lub kalendarzem Google pozwala zachować orientację odnośnie planowanych i opublikowanych treści poza WordPressem.

3. CoSchedule (w jęz.ang.) 

Płatna wtyczka CoScheudule służy przede wszystkim do łatwiejszego dzielenia się treścią w mediach społecznościowych. W tym jednym terminarzu można bowiem zrobić i zaplanować publikację teaserów do mediów społecznościowych przeznaczonych na blogi oraz, wraz z publikacją konkretnego postu na blogu, automatycznie opublikować przypisane do niego teasery. Przy czym liczba zintegrowanych kanałów społecznościowych i profili jest nieograniczona. Niektóre zadania (takie jak edycja tekstu czy publikacja postu) mogą być przypisane innym członkom zespołu. Dlatego też CoSchedule sprawdza się bardzo dobrze w przypadku obszernych blogów z wieloma uczestnikami. Przewidywane koszty utrzymują się w granicach ok. 10 dolarów na miesiąc za jednego bloga.

Rola planu wydawniczego w osiągnięciu celów content marketingowych

Jaki rodzaj kalendarza wydawniczego jest dla danej firmy najlepszy, zależy przede wszystkim od rodzaju publikowanych treści i dróg jej przekazu. Przykładowo – dla niektórych firm, obok mediów społecznościowych, ważną rolę odgrywać mogą wpisy gościnne na blogach. Jednak niezależnie od wyboru szablonu planu wydawniczego, posiadanie odpowiedniego kalendarza będzie z korzyścią dla firmy, gdyż przyczynia się on do zapewnienia pewnej częstotliwości publikacji, a tym samym do osiągnięcia celów w zakresie strategii content marketingu.

Jednakże, jak pokazuje doświadczenie ,nie wszystko da się z góry zaplanować. Dlatego nie należy traktować takiegoharmonogramu jako czegoś ostatecznego. Należy liczyć się z nieprzewidzianym zdarzeniami. Reasumując, plan wydawniczy w połączeniu z elastycznością, dociekliwością i ciągłym rozwojem to przepis na udany content marketing.